Condițiile inovației în mediul organizațional: iată cum sprijină CHEQ

În secolul XXI, inovația și digitalizarea se împletesc strâns atunci când este vorba de îmbunătățirea eficienței și de creșterea competitivității. Căci soluțiile inovatoare capătă tot mai mult o formă digitală. Aceasta face posibil să fim capabili să îndeplinim chiar și sarcini pe care înainte nu le puteam realiza (de ex.: prelucrarea și analiza unor volume uriașe de date). Digitalizarea face munca semnificativ mai eficientă și crește productivitatea. Și, deși știm, sau cel puțin am văzut multe exemple despre efectul pozitiv pe care îl are aceasta asupra funcționării companiilor, totuși inițiativa de inovație internă se lovește deseori de un obstacol.

Factori de influență din mediul extern

Unul dintre cei mai mari factori care împiedică inovația în companie este că factorii de decizie caută deseori răspunsul doar în afara companiei și folosesc instrumentele de digitalizare „ca pe o pompă de incendiu”.

1. Se raportează la concurenți

„Dacă te concentrezi pe concurenții tăi,
nu le vei oferi niciodată clienților tăi ceva cu adevărat inovator.”

- Eric Schmidt

Dacă concurența se digitalizează, și cu rezultate, atunci haideți și noi! Numai că, până când compania trece cu succes printr-o transformare digitală, concurenții obțin un avantaj de piață atât de mare încât este aproape imposibil de recuperat.

În același timp, dacă conducerea firmei vede că nici concurenții nu merg pe drumul inovației, atunci consideră deseori că mai are timp și ea pentru asta. Deși, cu cât ar începe mai devreme, cu atât ar putea obține un avantaj competitiv mai mare.

2. Se raportează la partenerii de afaceri

Dacă partenerul de afaceri folosește instrumente digitale inovatoare, atunci acesta poate fi și condiția de bază a colaborării. Compania trebuie să corespundă așteptărilor partenerului. Mai ales dacă este vorba de un partener nou și nu de unul vechi, care abia acum introduce el însuși o soluție digitală. Din cauza partenerilor se poate întâmpla, așadar, ca firma să fie nevoită să se digitalizeze.

Însă, dacă partenerii se feresc de inovația digitală, atunci nici compania nu începe să se modernizeze. Căci consideră că investiția sa în inovația digitală nu i s-ar amortiza deloc sau i s-ar amortiza foarte lent. Deși s-ar putea ca și partenerii de afaceri să preia cu plăcere soluțiile digitale, dacă li s-ar prezenta avantajele acestora.

Este indicat să analizezi necesitatea și rentabilitatea inovației digitale independent de partenerii de afaceri, iar apoi să decizi cu privire la pașii următori pe baza rezultatului.

3. Nevoile clienților

Și nevoile cumpărătorilor pot impune inovația și digitalizarea. Căci, dacă fără acestea compania nu poate satisface nevoile clienților, atunci poate pierde și clienții existenți. Iar pe alții noi îi poate atrage tot mai greu dacă nu poate concura cu oferta concurenței.

4. Reglementări de politică economică

Gândește-te aici, de exemplu, la eliminarea economiei gri. Statul a introdus și poate introduce reglementări care fac funcționarea companiilor mai transparentă. Însă acest lucru poate fi atins doar prin digitalizare. 

Așadar, și statul poate impune companiilor transformarea digitală. Însă mulți o amână atât cât se poate.

5. Pandemie

Covidul a demonstrat că, dacă sustenabilitatea funcționării depinde de digitalizare, atunci aproape orice companie este capabilă să facă față acestei provocări de inovație. Firește, în funcție de resursele sale, unii pot reacționa la situație mai devreme, alții mai târziu. 

Însă companiile care nu așteaptă ca viața să le forțeze la inovație, ci se digitalizează din proprie inițiativă, în mod chibzuit (adică dispun de o strategie digitală), pot reacționa imediat la situații neașteptate, asemenea pandemiilor. Astfel, funcționarea acestor companii suferă abia perceptibil de pe urma situației, în comparație cu celelalte. Mai mult, pot obține un avantaj competitiv suplimentar, pot câștiga piețe datorită capacității lor flexibile de adaptare.

Condițiile interne ale inovației

Bineînțeles, nu doar factorii externi influențează când și de ce decide o companie să susțină inovația. Și mediul intern al companiei joacă un rol extrem de important în aceasta. Cu cât o inițiativă de inovație se lovește de mai multe obstacole (de ex.: administrație, alocarea resurselor), cu atât scade disponibilitatea organizației pentru înnoire. Căci nimănui nu îi place să lupte singur cu morile de vânt și să se piardă în oceanul birocrației. Dacă se ajunge la asta, atunci de cele mai multe ori inovatorul fie renunță la încercarea sa de înnoire, fie își caută un loc de muncă care corespunde acestei așteptări.

În cele ce urmează am adunat câteva astfel de obstacole interne, pe care le-am întâlnit în situații concrete ale clienților în timpul dezvoltării CHEQ:

1. Inovatori desemnați

Poate împiedica incredibil de mult dezvoltarea companiei faptul că toată lumea așteaptă promovarea inovației de la una-două persoane desemnate. Acești inovatori „numiți” sunt de obicei membri ai managementului sau colegi care lucrează în domeniul C&D. 

Oricine poate inova

Companiile trebuie să știe că ideile inovatoare pot veni de la oricine. Ba mai mult, foarte adesea cea mai bună propunere provine de la angajații care lucrează în execuție. Ei sunt cei care experimentează îndeaproape atât erorile, cât și oportunitățile. Acolo unde s-a introdus și se aplică bine Kaizen, se obțin cu el rezultate de o amploare incredibilă. Ca să nu mai vorbim de efectul său indirect, și anume că implicarea și recunoașterea angajaților, dezvoltările comune au un impact mare și asupra angajamentului și a sentimentului de apreciere.

Cultură organizațională care sprijină inovația

Companiile trebuie să creeze o cultură care sprijină generarea de idei la toate nivelurile. Trebuie să încurajeze fiecare angajat să își împărtășească propunerile și observațiile. Căci gândurile pornite astfel hrănesc inovația. Pot fi descoperite probleme „ascunse”, cărora li se poate găsi o soluție și astfel se poate îmbunătăți eficiența proceselor de lucru.

Soluția CHEQ

CHEQ sprijină acest lucru în mai multe moduri. De exemplu, cu funcția de cutie de idei digitală, prin care oricine, oricând, de oriunde își poate trimite propunerile, fie cu nume, fie anonim. Cu ajutorul accesului direct există posibilitatea de a distribui pe scară largă câte o idee sau propunere, ceea ce îi poate inspira și pe alții. Prin asigurarea posibilității de anonimat, mai mulți angajați participă la feedback și la formularea de propuneri, ceea ce poate deschide firmelor un potențial de inovație uriaș.

2. Recompensarea exclusivă a performanței individuale

La multe companii domină recompensarea performanței individuale, ceea ce duce la o concurență nedorită și la scăderea muncii în echipă. Astfel, nu se poate crea nici sinergia dintre membrii echipei, care ar fi importantă din perspectiva inovației companiei. Căci, în comunicarea din interiorul echipei, fiecare își poate împărtăși experiențele și propriul punct de vedere unic. Fiecare dispune de o experiență și de informații proprii și specifice despre câte un domeniu de activitate. Acest lucru este cu atât mai adevărat dacă echipa este extrem de diversificată, fie ca vârstă, fie ca pregătire profesională, fie ca loc ocupat în ierarhie.

Recompensare individuală și de echipă

Așadar, merită ca și companiile să recompenseze nu doar performanța individuală, ci și pe cea la nivel de echipă. Promovând astfel colaborarea din interiorul echipei. Ba mai mult, merită să stimulezi și să recunoști și colaborarea dintre echipe/departamente (de ex. produse diferite sau puncte de lucru separate geografic).

Cu cât angajații pot lucra împreună într-o mai mare armonie, cu cât informația circulă mai ușor între ei, cu atât se pot naște inovații mai bune. Pentru management - mai ales în organizațiile de dimensiuni mari, diversificate - alinierea și coordonarea diferitelor domenii în vederea atingerii obiectivelor comune ale companiei reprezintă un efort uriaș și o provocare de conducere. Acest lucru este cu atât mai adevărat pentru crearea căilor de comunicare orizontale, unde factorul uman, relația dintre colegi joacă un rol determinant.

Aliniază simplu angajații cu CHEQ

Și noi, la CHEQ, suntem conștienți de ce sarcină mare este alinierea activității angajaților cu instrumentele tradiționale. Mai ales în cazul unui număr mare de muncitori de tip „gulere albastre”. Aproape imposibilă. Tocmai de aceea oferim posibilitatea, printre altele, a unei baze de cunoștințe corporative ușor accesibile pe platformă - fie pentru toată lumea, fie definită în funcție de grupurile de angajați. Aici sunt distribuite angajaților documente, informații și alte materiale care oferă posibilitatea ca fiecare departament să vadă mai bine munca celorlalți, să se dezvolte o mai bună înțelegere cu privire la obiectivele și sarcinile celeilalte unități organizatorice. Această empatie bazată pe înțelegere reduce semnificativ conflictele dintre domenii și, în locul concurenței dăunătoare, pune accentul pe colaborare. Astfel, și punctele de conexiune sunt mai simplu de descoperit, de înțeles și, la nevoie, de îmbunătățit, în vederea unei munci mai fluente și mai eficiente.

3. Ierarhie „săpată în piatră”

La majoritatea companiilor mari se respectă cu strictețe ierarhia formală, iar pe lângă căile de raportare și de comandă stabilite nu există posibilitatea transmiterii directe a informației, respectiv a comunicării încrucișate între unități. Acest lucru este parțial rău pentru că, astfel, în cazul unor distanțe organizatorice ierarhice mari, propunerea făcută cu privire la inovație se blochează undeva la nivelul managementului de mijloc. Acest lucru poate avea mai multe cauze.

Cauze pentru care se poate bloca informația legată de inovație

• Se poate întâmpla ca superiorul să uite de ea și să nu o ducă mai departe la un nivel de conducere superior.
• Poate că, pe baza propriei sale viziuni și informații limitate la un anumit domeniu, nu găsește valoare în ea sau consideră că oricum nu ar primi buget pentru asta. De aceea nu transmite mai departe propunerea.
• În cel mai rău caz, ideea nu ajunge mai departe pentru că managerul nu vrea să își facă muncă în plus cu ea și preferă să o respingă, cu un motiv oarecare, către cel care a avut ideea.

Iar angajatul care lucrează la un nivel organizatoric inferior nu are nicio șansă, într-o companie bazată pe o ierarhie verticală puternică, să discute despre ideea sa cu un manager superior. Deși s-ar putea ca acesta să fie deschis la realizarea inovației tocmai pentru că dispune de o imagine și de informații mai cuprinzătoare despre obiectivele și posibilitățile firmei.

Așteaptă inovația de la conducerea de vârf

O altă problemă la companiile care urmează o ierarhie strictă este că, foarte adesea, toată lumea așteaptă inițiativa, inovația de la conducerea de vârf. Într-o astfel de cultură organizațională și luarea deciziilor este foarte centralizată, tocmai de aceea angajații pot adopta un comportament pasiv și, din această cauză, nici măcar nu încearcă să ia inițiativa, ci mai degrabă doar execută ordinele. Dar, ceea ce este poate și mai rău, este că, în multe cazuri, nu simt ca fiind a lor inovația digitală inițiată de conducere, de aceea, la introducerea acestora, și rezistența lor va fi mai mare.

Implică pe toată lumea în inovație cu CHEQ

CHEQ oferă posibilitatea de a sprijini acea dezvoltare a culturii organizaționale prin care implicăm angajații în procesele de inovație, chiar și atunci când inițiativa vine de la un nivel superior. Cu ajutorul platformei putem solicita rapid și simplu părerea chiar și a tuturor angajaților cu privire la o înnoire. Este suficient, de exemplu, să trimiți o întrebare la care angajații pot trimite un răspuns - sau chiar pot vota, pot alege. De ex.: Ai vrea ca, în loc să stai la coadă, să primești imediat, în format electronic, fluturașul tău de salariu, împreună cu explicații? Da/Nu. Prin faptul că au fost întrebați, și-au putut spune părerea, iar apoi conducerea comunică decizia făcând referire și la rezultatul acesteia, angajații devin imediat mai deschiși la inovația digitală, indiferent de la cine provine ideea acesteia.

4. Birocrație excesivă

Nimic nu ucide mai repede inovația companiei decât birocrația. Formalismul excesiv, completarea formularelor, predarea documentelor, prezentarea prezentărilor și rescrierea repetată a acestora, completările, toate sunt sarcini care răpesc timp și energie (și astfel costă și mult). După o vreme, le taie inovatorilor cheful.

Companiile ar trebui să depună eforturi pentru a face cât mai simplu pentru angajați să își împărtășească ideile inovatoare și să argumenteze în favoarea lor, prezentând avantajele. Să aibă posibilitatea de a veni, de oriunde și oricând, cu o propunere din câteva clicuri, completând-o eventual și cu o imagine sau un videoclip. Controlul strict și birocrația pot fi lăsate pentru momentul în care începe procesul de inovație.

5. Lipsa recompensării

Deși munca în echipă este extrem de importantă, întrucât doar așa se poate realiza implementarea inovației, totuși nu trebuie să uităm complet de cei care au avut ideile. Fiecărui angajat îi face plăcere să fie recunoscut și evidențiat. Acest lucru îi stimulează să facă și altă dată propuneri cu curaj și să își asume un rol în introducerea soluțiilor inovatoare. În plus, acest lucru servește drept exemplu și pentru toți ceilalți, arătând că pentru conducere este important acest tip de activitate și că îi apreciază pe cei care fac ceva în acest sens. Recunoașterile din partea conducerii, mai ales dacă sunt făcute publice, sunt unul dintre cele mai puternice instrumente de aliniere aflate în mâna managementului, deoarece întăresc pentru toți angajații acele valori și comportamente care ajută la atingerea obiectivelor strategice.

Dacă recunoașterea lipsește în mod repetat, iar inovația este atribuită altcuiva (de obicei superiorului) sau companiei, acest lucru are un efect descurajant asupra angajaților. În acest caz, mai devreme sau mai târziu pot adopta un comportament care nu doar că nu sprijină proactiv dezvoltarea companiei, ci o poate chiar încetini. De exemplu, dacă, din supărare, adoptă o poziție de rezistență.

Cu CHEQ, și acest obstacol poate fi înlăturat ușor. Se pot trimite comunicate în care compania îi mulțumește angajatului, nominal, pentru rolul remarcabil avut în procesele de inovație. Astfel, contribuția este recunoscută în fața tuturor angajaților, ceea ce le crește stima de sine, le oferă un sentiment de apreciere și întărește disponibilitatea pentru inovație.

Dacă vrei să afli mai multe despre cum sprijină CHEQ inovația companiei, atunci solicită o prezentare gratuită personalizată.