Comunicarea programabilă este un instrument extraordinar

Majoritatea oamenilor își doresc să-și ușureze munca și viața. Tocmai de aceea sunt atât de populare toate soluțiile tehnice care oferă posibilitatea de a automatiza și de a programa sarcini. Nu este de mirare, așadar, că comunicarea programabilă a devenit astăzi aproape o cerință de bază pentru orice aplicație destinată comunicării interne corporative, inclusiv în cazul CHEQ. Dar ce anume o face un instrument atât de extraordinar în mâinile utilizatorilor? La această întrebare căutăm răspunsul în articolul următor.

Ce înseamnă comunicarea programabilă?

Deși denumirea vorbește de la sine, consider totuși important să o descriu pe scurt. Esența comunicării programabile este că un anumit mesaj (mesaj scris, imagine, audio sau video) ajunge la destinatar(i) atunci când dorim noi. Acest lucru îl putem lega de un moment concret, de exemplu: mesajul să fie trimis pe 26 februarie 2023, la ora 10:32. În acest caz, mesajul este trimis exclusiv la acest moment. Pe lângă aceasta, avem și posibilitatea de a lega trimiterea mesajului programat de momentul unei acțiuni. Despre o astfel de programare vorbim atunci când, de exemplu, trimitem un mesaj prin care urăm bun venit unui nou angajat care tocmai s-a alăturat companiei. Acest mesaj îl primește fiecare o singură dată, atunci când se alătură companiei.

Avantajul comunicării programabile

Aș dori să evidențiez pentru tine trei avantaje ale programării. 

1. Poți lucra în avans. Astfel, când pleci în concediu, nu trebuie să-ți faci griji cine va scrie și va trimite mesajul în locul tău către colegi. 
2. Nu trebuie să înregistrezi mereu același mesaj, deoarece este suficient să faci acest lucru o singură dată. Prin programare poți automatiza trimiterea anumitor mesaje.
3. Controlul este în mâinile tale. Tu stabilești când, ce fel de mesaje sunt trimise și cui.

La ce poate fi folosită această funcție?

Dacă tot am menționat anterior noii angajați, hai să ne întoarcem la ei. Prin intermediul lor se pot ilustra foarte simplu posibilitățile de utilizare ale comunicării programabile. 

Poate nu spun nimic nou dacă afirm că, în cazul ideal, compania se pregătește pentru primirea noilor angajați cu un plan de onboarding. O parte a acestuia o constituie cursul de protecție împotriva incendiilor și de securitate a muncii, precum și alte materiale de instruire despre produsele/serviciile companiei. Desigur, pe lângă acestea se pot împărtăși materiale de instruire despre multe alte lucruri, atât cu colegii noi, cât și cu cei vechi. Datorită comunicării programabile, este suficient să scrii o singură dată mesajul prin care atragi atenția dragului coleg asupra materialului de instruire respectiv. Din acel moment, mesajul este trimis mereu atunci când dorești.

În plus, poți programa și teste. După finalizarea parcurgerii materialelor de instruire, poți stabili ca mesajul care îi solicită angajatului(ților) să completeze testul să fie trimis imediat sau după 1-2 zile. 

Cu ajutorul ei poți reduce nerespectarea termenelor, deoarece, în cadrul comunicării programabile, ai posibilitatea de a trimite memento-uri colegilor. Mă refer, de exemplu, la faptul că poți atrage atenția asupra apropierii termenului cu 2 săptămâni înainte de expirarea termenului proiectului. Acest lucru îl poți repeta din nou cu o săptămână sau cu câteva zile înainte de termen. Nimeni nu va mai întârzia cu sarcina sa din cauză că a uitat de termen.

Poți trimite mesaje programate angajaților și înainte de expirarea examinărilor medicale și/sau a licențelor, pentru a le asigura o desfășurare a muncii fluidă și continuă. Când intră un nou angajat, poți configura imediat pentru el o notificare programată privind sarcinile care îl vizează. 

În cele din urmă, putem spune că, pe de o parte, comunicarea programabilă asigură o comunicare mai previzibilă și continuă între companie și angajați. Pe de altă parte, contribuie la desfășurarea muncii fără întreruperi și crește chiar și eficiența.