Aplicație de comunicare internă sau chatbot? Nu trebuie să alegi!

Astăzi cu greu mai găsești o persoană activă pe piața muncii care să nu fi folosit vreo aplicație de comunicare de-a lungul vieții (Viber, WhatsApp, Messenger, Line, Kakao Talk, WeChat etc.). Este tot mai rar și cazul cuiva care să nu fi conversat deja cu o inteligență artificială (IA) ce funcționa sub formă de chatbot. Tocmai de aceea nu este surprinzător că, pentru o comunicare internă corporativă mai eficientă, și companiile caută soluții similare. Și, deși în mintea multora persistă concepția greșită că trebuie să alegi între aplicația de comunicare internă și chatbot, trebuie să știi că nu este așa! 

Până la finalul articolului îți vei da seama și tu de acest lucru.

Ce este, de fapt, o aplicație de comunicare internă corporativă?

Formulat în cel mai simplu mod, aplicația de comunicare internă corporativă nu este altceva decât o interfață (software) de comunicare digitală adaptată nevoilor organizației respective. Ea servește în mod special scopului de a simplifica și accelera comunicarea și schimbul de cunoștințe între colegi. Precum și de a consolida comunitatea angajaților. Toate acestea, în felul lor, duc la creșterea performanței și a producției. Potrivit unui studiu Gallup din 2020, companiile care poartă o comunicare regulată și eficientă înregistrează o creștere a profitului de 23%.

Dar totuși, cum îi determinăm pe colegi să folosească aplicația de comunicare internă a companiei?

Cel mai simplu mod de a-i determina pe angajați să folosească aplicația de comunicare internă a firmei este să nu le cerem să descarce și să utilizeze o aplicație nouă, ci să le atragem atenția asupra unei funcții speciale a unei aplicații deja cunoscute și utilizate. 

Așadar, ca pas fundamental, introducem în cultura comunicării interne corporative o aplicație care funcționează pe mai multe platforme. Astfel, le oferim colegilor posibilitatea de a decide liber în ce mod doresc să se conecteze la comunicarea firmei tale. Nu trebuie procurat nimic în plus. Fiecare poate folosi dispozitivele pe care le are oricum deja la dispoziție. Acest lucru face imediat mai simpatic noul software de comunicare, deoarece nimeni nu trebuie să cheltuiască bani pe ceva ce nu ar face cu plăcere. Marele avantaj al aplicațiilor multiplatformă este acela că funcționează excelent pe diferite dispozitive, indiferent dacă folosești sistem de operare Windows, Mac sau Linux, dacă telefonul tău funcționează pe bază de Android sau iOS. Ba mai mult, nu reprezintă un obstacol nici dacă dorești să o folosești prin intermediul unei alte aplicații, în loc să o instalezi ca aplicație de sine stătătoare. Pe lângă toate acestea, în cazul aplicațiilor multiplatformă se poate realiza și ca acestea să fie la fel de utilizabile online, precum și în cloud sau chiar prin propriul centru de date.

După cum poți vedea, o aplicație de comunicare internă multiplatformă poate fi răspunsul perfect la provocările dialogului intern corporativ.

Totuși, pe bună dreptate ți-ar putea apărea acum întrebarea: cât de sigură este utilizarea unui astfel de sistem de comunicare?

Aplicația de comunicare de tip închis este complet sigură

Nu trebuie să fii un savant în GDPR pentru a ști că trebuie asigurată circulația datelor sensibile, ba chiar secrete. Nicio informație nu trebuie să se scurgă, deoarece acest lucru ar putea influența negativ profitabilitatea companiei. Tocmai de aceea, aplicațiile de comunicare internă corporativă sunt, în cea mai mare parte, sisteme închise, care oferă protecție datelor ce circulă în ele. La informația comunicată prin intermediul unei astfel de platforme nu poate avea acces o terță parte neautorizată. Nivelul securității IT este extrem de ridicat, iar autentificarea utilizatorilor este, de asemenea, foarte serioasă. Mai mult, pentru identificarea utilizatorilor nu este necesară nici măcar o adresă de e-mail de serviciu! Astfel, în comunicarea internă a companiei pot fi implicați și acei angajați care nu îndeplinesc sarcini de birou și, prin urmare, nu dispun de o adresă de e-mail de serviciu. Totodată, acest lucru înseamnă și că aceste aplicații de comunicare sunt accesibile de oriunde și oricând. Nu trebuie să fii în biroul sau la sediul companiei pentru a putea comunica, de exemplu, cu angajații aflați pe drum.

Dar aici ți-ar putea apărea o nouă întrebare: cum poți comunica eficient prin intermediul aplicației, astfel încât să te adresezi cu adevărat doar celor vizați?

Comunicare eficientă și direcționată

Aplicația de comunicare internă corporativă oferă posibilitatea de a trimite mesaje tuturor sau doar anumitor persoane. Poți crea grupuri și, astfel, poți trimite mesaje mai personale și mai bine direcționate. Dacă ai un mesaj important pentru colegii care se ocupă de logistică, atunci nu trebuie să-l trimiți și celorlalți angajați ai firmei. Pe colegii care se ocupă de producție sau pe personalul care lucrează la departamentul de achiziții nu îi va interesa modificarea sistemului de decontare km/litri de benzină, ci doar pe cei care efectuează transportul de marfă. Cu alte cuvinte, este suficient să trimiți această informație doar colegilor care îndeplinesc sarcini de logistică. 

Totuși, dacă ai o veste care privește pe toată lumea, de exemplu că nu trebuie recuperată o zi de sâmbătă declarată zi lucrătoare, atunci o poți împărtăși extrem de ușor cu toți angajații firmei. Iar ce este cel mai bine, aplicația de comunicare arată statistici detaliate, în timp real, despre câți angajați ți-au citit mesajul. Ba mai mult, dacă soliciți o reacție din partea destinatarilor, atunci nu vei avea statistici doar despre acoperire și rata de citire, ci și despre răspunsurile trimise!

Economisești enorm de mult timp prin faptul că nu trebuie să faci manual, pe hârtie, calcule statistice, sau să introduci datele în Excel ori în alt software și să le prelucrezi.

Toate acestea sunt bune și frumoase, însă până acum am vorbit doar despre aplicația de comunicare internă. Despre chatbot nici nu a fost încă vorba. Sau poate totuși?

Cum se leagă chatbotul de aplicația de comunicare internă?

Știi, chatbotul este, de fapt, doar o funcție tehnologică și, ca atare, poate fi integrat într-o aplicație de comunicare internă. Sau am putea spune și că sistemul de comunicare poate fi operat și pe bază de chatbot. Oricum am aborda situația, esențial este că nu trebuie să alegi între chatbot și aplicațiile de comunicare internă. Iar acest lucru aduce numeroase avantaje. De exemplu, anumite răspunsuri și procese pot fi automatizate în cadrul lui. Totodată, în cazul solicitărilor și întrebărilor unice sau complexe, o persoană reală ne vine în ajutor cu răspunsurile. 

În plus, „personalitatea” aplicațiilor de comunicare care funcționează pe bază de chatbot poate fi modelată în conformitate cu imaginea companiei. Ele se potrivesc perfect valorilor firmei și, cu toate acestea, creează senzația că ar fi persoane de sine stătătoare, care îi sprijină pe colegi în timpul onboardingului sau al învățării. Pot trimite text, imagini și videoclipuri, pentru a face comunicarea cu angajații și mai plăcută, respectiv mai umană. Iar secretele le păstrează mai bine decât oamenii în carne și oase! 🙂

Dacă dorești să întrebi ceva firma în mod anonim sau să raportezi ceva fără ca altcineva să afle, atunci chatbotul care funcționează în aplicația de comunicare este cel mai bun prieten al tău. Cel puțin dacă folosești funcția de anonimat din el. Dar nici salariul nu ți-l va divulga altora, chiar dacă îți trimite propriii tăi fluturași de salariu! Toate acestea reprezintă doar o fracțiune din ceea ce poate oferi o aplicație profesională de comunicare internă bazată pe chatbot. Dacă ești curios să afli mai multe, atunci solicită o prezentare demo gratuită din partea echipei de specialiști CHEQ!