← Vissza az esettanulmányokhoz

Esettanulmány · Játék- és modellkereskedelem · Budapest

Boltok, raktár, webáruházak – egy közös csatorna, 95–99%-os elérés és havi több napnyi megspórolt HR-munka

A Modell & Hobby mintegy 130 munkatársa üzletekben, egy hétezer négyzetméteres raktárban és irodákban dolgozik – karácsonykor további másfélszáz szezonális kollégával. Korábban egy e-mail-cím, egy telefon és egy csak asztali gépen elérhető intranet volt a belső kommunikáció; ma az M&H Connect néven futó CHEQ-en keresztül ér el mindenkit a HR és a vezetőség.

„Ha a mostani kommunikációs szintünket egy tízes skálán nézem, és azt mondom, hogy kilencesen vagyunk, akkor korábban egyesen voltunk.”
Fagyal István · HR-vezető, Modell & Hobby

A legfontosabb számok

95–99%
a munkatársak elérése – 85%-ról indulva
becsült – mintegy két és fél év alatt; a kimaradók nem használnak okoseszközt
1 → 9
a belső kommunikáció szintje egy tízes skálán, a CHEQ előtt és ma
becsült – a HR saját értékelése
3–4 óra
naponta megspórolt munka az oktatási anyagok kiküldésén és feldolgozásán
becsült – az összes boltot nézve akár másfél napi munka; ma két kattintás
Több nap
megspórolt munkaidő havonta HR-oldalon
becsült – a HR pontosan még nem számolta ki

A „becsült” jelölésű értékek az ügyfél saját becslései, nem mért adatok.

Így használják

Oktatási anyagok két kattintással

Helyzet
Az oktatási anyagokat a HR korábban kézzel küldte ki a boltoknak, és a visszaérkező válaszokat is kézzel dolgozta fel – naponta órákat emésztett fel.
CHEQ-megoldás
Az anyagot feltöltik, kiküldik a CHEQ-en, a munkatársak a telefonjukon válaszolnak, a rendszer pedig kész összesítést ad – többféle bontásban, ahogy a HR kéri.
Hatás
A HR becslése szerint napi három-négy órát, az összes boltot nézve akár másfél napi munkát spórol – a kiküldés és a feldolgozás ma két kattintás.

Anonim kérdőívek a papíros ötletláda helyett

Helyzet
A vélemények papíron, a szervezeti egységek ötlet- és véleményládáiban gyűltek, a feldolgozásuk kézi munka volt – és kérdés volt, hogy egy digitális felmérésre őszintén válaszolnak-e a kollégák.
CHEQ-megoldás
Az anonim kérdőívek a CHEQ-ben futnak, a munkatársak a saját telefonjukon töltik ki őket, az eredmény pedig egy gombnyomással riportolható a menedzsment felé.
Hatás
Mivel soha semmilyen retorzió nem követte a válaszokat, a munkatársak elhitték az anonimitást, és őszintén mondják el a véleményüket – volt, hogy ennek nyomán változott is valami. A HR-nek és kollégájának nem kell többé feldolgozással foglalkoznia.

HR-ügyek a telefonról – belépéstől a betegállományig

Helyzet
Egy szétszórt, szezonálisan duzzadó csapatnál a belépők követése, a próbaidők lejárata, a betegség-bejelentések és az igazolások kézi nyilvántartást és sok telefonálást igényeltek.
CHEQ-megoldás
A CHEQ jelez a HR-nek, mikor jött az új kolléga, mikor kell vele interjúzni, mikor jár le a próbaideje, és személyre szabott üzeneteket küld. A kommunikáció kétirányú: a munkatársak bejelentik a betegségüket, beküldik a betegállományos papírt, igazolást kérnek, letöltik az oktatási anyagot.
Hatás
A 130 fős törzscsapatot és a karácsonyi 160 szezonális munkatársat novemberben és decemberben is két ember viszi HR-oldalon – a HR szerint enélkül ez ma már nem menne.

Vezetői videó és egész éves játék a vidéki boltoknak is

Helyzet
A vidéki üzletekben a menedzsment korábban jó esetben évente egyszer jelent meg; a boltokban dolgozók a cég életének nagy részéből kimaradtak.
CHEQ-megoldás
A vezetőség negyedévente-félévente videóüzenetben tájékoztatja a munkatársakat a CHEQ-en. Emellett közös játékok futnak: az adventi kalendárium a CHEQ csapatával közösen, a Forma–1-es játék pedig saját szervezésben, egész évben.
Hatás
Az adventi kalendárium nagy siker volt, a Forma–1-es játékkal sokan játszanak – és a munkatársak visszajelzései szerint ezek azok a funkciók, amelyeket a legjobban kedvelnek.
„Attól féltem, hogy nem fognak őszintén válaszolni, mert azt gondolják, megtudjuk a véleményüket. Ehelyett sokan felvállalják a véleményüket, sokan pedig elhiszik, hogy ez tényleg anonim.”
Fagyal István · HR-vezető, Modell & Hobby

Kiindulópont

A Modell & Hobby 1994 óta nőtt egy távirányítós modelleket árusító kis boltból játéknagykereskedéssé, üzlethálózattá és Közép-Európa több országában jelen lévő webáruház-csoporttá. A mintegy 130 munkatárs sokféle helyen dolgozik: központi irodában, a hétezer négyzetméteres raktárban, a modelláruházban és plázaüzletekben – a kollégák becsült 60–70%-a kékgalléros munkakörben.

A CHEQ előtti belső kommunikációt a HR ma egy tízes skálán egyesre értékeli. Volt egy e-mail-cím, amelyre írni lehetett, és egy telefon, amelyen fel lehetett hívni valakit – ha volt telefonja, elérhető volt, és jó volt a szám. Később egy intranet is indult, de az csak azokat érte el, akik számítógép előtt ültek: a boltokban és a raktárban dolgozó többség kimaradt belőle.

A kérdőívek papíron készültek, és a szervezeti egységeknél kihelyezett ötlet- és véleményládákba kerültek; a feldolgozásuk kézi munka volt. Az oktatási anyagok kiküldése és a válaszok összesítése ugyanígy manuálisan futott – naponta órákat vitt el a HR idejéből.

A cég szezonalitása külön súlyt ad mindennek: karácsonykor napi mintegy nyolcezer megrendelést kell kiszolgálni készletről, ehhez a 130 fős csapat mellé további mintegy 160 szezonális munkatárs érkezik, akiket novemberben és decemberben ugyanaz a kis HR-csapat visz.

Három HR-folyamat a CHEQ előtt és ma. Oktatási anyagok: korábban kiküldés boltonként kézzel, válaszok begyűjtése, kézi feldolgozás, összesítés – napi 3–4 óra, az összes boltnál akár másfél nap (becsült); ma feltöltés és kiküldés a CHEQ-ben, kész összesítés – két kattintás. Kérdőívek és ötletláda: korábban papíros kérdőív, ötlet- és véleményláda az egységeknél, begyűjtés, kézi feldolgozás, riport; ma anonim kérdőív a telefonon, riport a menedzsmentnek egy gombnyomással. Betegség és igazolás: korábban telefon vagy e-mail a HR-nek, ha elérhető volt, papír bevitele, kézi rögzítés; ma bejelentés az appból, a papír fotóval, az igazolás igénylése ugyanott. Összesen havi több napnyi HR-munkaidő megtakarítás (becsült).

Ahol kézi munka volt, ott tűnt el a legtöbb idő – a HR saját becslései

Bevezetés és elfogadás

A CHEQ a Modell & Hobbynál M&H Connect néven fut, és a HR azt a csatornát kapta meg vele, amely a boltokat és a raktárat is eléri. Az elmúlt két és fél évben a menedzsmenttel és a munkatársakkal közösen 85%-ról 95–99%-ra emelték az elérést – ma egy-két kolléga marad ki, jellemzően azért, mert nem használ okoseszközt.

Az elfogadást nem kényszer hozta, hanem az, hogy a boltokban dolgozók is rájöttek: ez egy olyan információs háló, amelyen a HR-től és a vezetőségtől olyan hírek érkeznek, amelyek egyébként nem jutnának el hozzájuk. A vidéki üzletekben a menedzsment korábban jó esetben évente egyszer jelent meg – ma negyedévente-félévente videóban tájékoztatja a kollégákat.

A közös játékok is sokat segítettek: az adventi kalendárium – amelyet a CHEQ csapatával közösen szerveztek – nagy siker volt, a Forma–1-es játék pedig egész évben elkíséri a munkatársakat, és sokan játszanak vele. A HR félelme az anonim kérdőíveknél az volt, hogy senki nem válaszol őszintén – ehelyett sokan felvállalják a véleményüket, mások pedig elhitték, hogy a felmérés valóban anonim, mert a HR több helyen be is mutatta, hogyan működik.

Mára a CHEQ a HR mindennapi munkaeszköze: onboarding, próbaidő, oktatás, betegség-bejelentés és igazolásigénylés is rajta fut, és a menedzsment kérdéseire a HR egy gombnyomással tud riportot adni. Ahogy az interjúalany fogalmazott: a HR naprakészebb, és sokkal több információja van a munkatársakról.

„Olyan szintű lehetőséget kaptunk a CHEQ által, aminek minden HR-esnek ott kellene lennie a pisztolytáskájában – mert enélkül már nem is tudom, hogyan tudnék válaszolni a menedzsmenttől érkező kérdésekre.”
Fagyal István · HR-vezető

Tanulságok

  1. Az elérés nem egyszeri kampány, hanem közös munka. A 85%-ról 95–99%-ra a HR, a menedzsment és a munkatársak együtt jutottak el – és azok is csatlakoztak, akik látták, hogy máshonnan nem kapnák meg ugyanezt az információt.

  2. Az anonimitást bizonyítani kell, nem elég állítani. A HR több helyen bemutatta, hogyan működik a felmérés, és soha nem követte retorzió a válaszokat – ettől lettek őszinték a kérdőívek.

  3. A megtakarítás ott a legnagyobb, ahol kézi munka volt. Oktatási anyagok, kérdőívek, ötletládák feldolgozása: ami eddig órákat vitt el naponta, az ma két kattintás vagy egy gombnyomásos riport.

„Szerintem enélkül ma már nem nagyon lehet minőségi munkát végezni HR-területen. Bőven megéri azt, amibe kerül.”
Fagyal István · HR-vezető, Modell & Hobby

Kapcsolódó esettanulmány

  • Élelmiszeripari gyártás

    Eisberg Hungary

    A CHEQ segítségével másodpercek alatt elérhetjük munkatársainkat. Vezetőségünk folyamatosan tájékoztatta a dolgozókat a dinamikusan változó helyzetről, és hetente több alkalommal magyarázhatta el a döntéseket.

    Elolvasom →

Legyen a tiétek a következő sikertörténet

Kérj bemutatót