Kroki w kierunku cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej
Skuteczna komunikacja wewnętrzna przyczynia się do sukcesu firm. Im szybciej i dokładniej informacje docierają do pracowników, tym szybciej firma może reagować na wyzwania rynkowe. Może to również zapewnić przewagę konkurencyjną. Jednak korzystanie z narzędzi cyfrowych jest obecnie niezbędne do produktywnej komunikacji. W tym artykule omówimy etapy cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wejść w świat cyfrowej komunikacji korporacyjnej XXI wieku.
1. Określanie celów
Pierwszym krokiem w cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej jest zdefiniowanie celów i strategii firmy. Jest to kluczowy krok, bez którego rozpoczęcie cyfryzacji jest bezcelowe, ponieważ bez zdefiniowania swoich celów nie będziesz w stanie wybrać odpowiedniego dla siebie narzędzia, co może prowadzić do niepowodzenia i zwiększenia wydatków.
Dlatego ważne jest, aby zdefiniować, co chcesz osiągnąć dzięki cyfrowej transformacji. Może to być na przykład zwiększenie wydajności procesów komunikacyjnych, zaangażowanie współpracowników, automatyzacja rutynowych zadań, a nawet wzmocnienie kultury korporacyjnej.
2. Wybierz odpowiednie narzędzie
Gdy już wiesz, co chcesz osiągnąć, drugim krokiem w cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej jest wybór narzędzia i platformy. Wskazane jest, aby wybrać rozwiązanie, które może być łatwo używane przez wszystkich, zarówno tych, którzy wykonują pracę umysłową, jak i fizyczną. Dobrym przykładem jest CHEQ.
Oczywiście należy również rozważyć, w jaki sposób i w jakim stopniu narzędzie komunikacyjne pasuje do strategii firmy. Wybierając narzędzie, należy również rozważyć, jakie funkcje będą potrzebne. Rodzi to pytanie, czy warto opracować własne narzędzie, czy też istnieje gotowe rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby firmy.
3. Upewnij się, że narzędzie jest bezpieczne
Jeśli już wybrałeś narzędzie do komunikacji, powinieneś również sprawdzić, czy system jest bezpieczny przed podpisaniem umowy. Z jednej strony musi on być zgodny z RODO, a z drugiej strony ważne jest również to, w jaki sposób obsługuje poufne dokumenty. Na przykład, czy możliwe jest wysyłanie zaszyfrowanych dokumentów? Czy opiera się na otwartym czy zamkniętym systemie komunikacji? Czy osoby nieupoważnione mogą uzyskać dostęp do komunikacji firmowej? Mam tu na myśli to, czy wiadomości mogą być odczytane przez kogoś, kto nie jest pracownikiem firmy. Na przykład wiadomości wysyłane za pośrednictwem Facebook Messenger mogą być łatwo dostępne dla kompetentnej osoby nieupoważnionej. W związku z tym komunikowanie się z firmą za pośrednictwem takiego kanału jest niebezpieczne.
4. Budowanie wspierającej się społeczności
Kolejnym krokiem w cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej jest zbudowanie wspierającej społeczności. Główną rolą członków zespołu wsparcia jest ewangelizacja transformacji cyfrowej i pomoc pracownikom w przejściu na komunikację cyfrową. Doświadczenie pokazuje, że wszyscy menedżerowie, od liderów zespołów po menedżerów wyższego szczebla, powinni być zaangażowani. Jeśli pracownicy zobaczą, że ich liderzy są zadowolonymi i regularnymi użytkownikami cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, szybciej dostosują się do zmian. Ważne jest również, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, że jeśli potrzebują wsparcia technicznego, mają się do kogo zwrócić.
Społeczność wsparcia ma na celu zaangażowanie i wzmocnienie pozycji wszystkich pracowników w transformacji cyfrowej.
5. Monitorowanie cyfrowej transformacji komunikacji wewnętrznej
Ogromną zaletą komunikacji cyfrowej jest to, że dzięki odpowiedniemu narzędziu można bardzo łatwo śledzić wyniki. Na przykład, możesz użyć interfejsu administratora CHEQ, aby dokładniej mierzyć i śledzić, jaki procent pracowników korzysta z aplikacji. Możesz również monitorować, do czego jej używają, dzięki czemu możesz opracować pomysły wspierające absorpcję i transformację.