Канал за самообслужване срещу работното натоварване на HR

Всички искаме да получаваме бързи отговори на въпросите си и да решаваме проблемите си бързо. А каналът за самообслужване в областта на човешките ресурси прави това възможно. Можем да се справим с много административни въпроси, свързани с човешките ресурси, без да се налага да ангажираме директно служителите на отдел „Човешки ресурси“. Няма повече опашки, няма повече дълго чакане и както HR, така и ние, като други служители, можем да се съсредоточим върху по-важни задачи. Всъщност едно проучване показва, че 60% от задачите в областта на човешките ресурси са административни, които каналът за самообслужване може да намали с до 40%.

Значението на самообслужването от гледна точка на HR

Каналът за самообслужване на служителите е част от система, която позволява на служителите сами да изпълняват рутинни административни задачи. Благодарение на платформата служителите могат:

• да имат достъп до собствените си фишове за заплата,
• да инициират издаването на удостоверение от работодателя,
• могат също така да инициират смяна на работната смяна,
• да посочват нуждата си от отпуск
• да актуализират личните си данни (име, адрес, номер на банкова сметка и др.).
• да извличат материали за обучение и да изпълняват много други рутинни задачи.

По този начин каналът за самообслужване е като добър дигитален асистент в помощ на вашия персонал. Той не само облекчава натоварването на отдела по човешки ресурси, но и улеснява живота на останалите служители.

4 характеристики на добрия канал за самообслужване

1. Първата и най-важна характеристика на добрия канал за самообслужване на служителите е, че той е достъпен на множество платформи. Това им позволява лесно да управляват задачите си от всяко място и по всяко време. Без да се налага да купуват нов инструмент или да усвояват нови умения.

При разработването на CHEQ също така се уверихме, че нашето приложение работи добре на множество платформи и устройства. Така че CHEQ може да се използва на компютър и смартфон. Освен че е самостоятелно приложение, то може да бъде изтеглено и чрез Microsoft Teams и Viber. Благодарение на това то бързо може да се превърне в популярно приложение за чатбот за вътрешна комуникация.

2. Друга важна характеристика на добрия канал за самообслужване е, че той е в съответствие с разпоредбите на GDPR. Това е възможността за изпращане на криптирани документи до служителите. Това се отнася за всички документи, свързани с индивидуалното възнаграждение, като например: фишове за заплата и т.н. В CHEQ от години се грижим тези документи да се изпращат в криптиран вид и да достигат само до съответното лице.

3. Отговаря на всички изисквания за ИТ сигурност. Това означава, че неупълномощени лица нямат достъп до съхраняваните тук данни.

4. Една от основните цели на канала за самообслужване на служителите е да се бори ефективно с претоварването на човешките ресурси. Ето защо е от изключителна важност каналът за самообслужване да може да събира и управлява входящите данни на едно място. Това прави обработката на информацията много по-бърза и лесна за HR, тъй като не е необходимо ръчно да се обединяват за обработка данните, постъпващи по няколко канала.

Това е проста, интуитивна система, която е лесна за използване от всички. Процесите и заявките са ясни. А изкуственият интелект, назначен в канала за самообслужване, осигурява допълнителна помощ на потребителите.

Предимства и характеристики на канала за самообслужване с дигитална помощ

Вече вероятно сте се убедили, че каналът за самообслужване на служителите е много ценен дигитален асистент в областта на човешките ресурси. Той е готов да помогне на служителите през нощта и през почивните дни (24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата). Помага да се повиши удовлетвореността на служителите и да се намали тежестта върху HR. Бихме искали обаче да ви дадем по-ясна представа за това какви точно са ползите от канала за самообслужване и какви задачи може да изпълнява.

Оставете AI да се погрижи за административните задачи

1. Актуализирани данни за служителите

Каналът за самообслужване позволява на служителите сами да актуализират личните си данни, така че те да са винаги актуални. Вече няма да има грешно вписани имена в удостоверението на работодателя, тъй като служителите могат сами да променят имената си в системата след брак или развод. Освен това, разбира се, не е необходимо да се чака плащане заради промяна на банкова сметка, която не е била направена, тъй като служителите могат да променят това, без да се налага да преминават през дълъг кръг от HR.

2. Управление на работното време и отпуски

Каналът за самообслужване на служителите позволява на служителите лесно да следят броя на почивните дни. Разбира се, те могат да управляват и използването на всички оставащите дни отпуск, които все още са на разположение. Той обаче може да се използва и за проследяване на работните графици на служителите, времето, прекарано на работа, и броя на часовете извънреден труд или болничен. Да не говорим за факта, че промяната на смяната може да бъде инициирана от служителя чрез канала за самообслужване, който трябва да бъде одобрен от HR /прекия ръководител само с натискането на един бутон. Това прави управлението на смените много по-лесно.

3. Избягване на повтарящи се проблеми

Един от най-големите източници на стрес и най-времеемките задачи за оперативното управление и ЧР е необходимостта постоянно да се отговаря на едни и същи повтарящи се въпроси на служителите. Това е така, защото им пречи да постигнат значим напредък по по-важни и сложни задачи, въпреки че отговарянето на често задавани въпроси е една от най-лесните за автоматизиране задачи. От друга страна, не е идеално служителите да чакат с часове или дори с дни за отговори на въпроси, на които могат да отговорят за няколко секунди чрез канала за самообслужване. Затова не е чудно, че проучване в САЩ установи, че 73% от служителите подкрепят разработването и внедряването на канали за самообслужване на служителите.

Възползвайте се от предимствата на канала за самообслужване

1. Винаги на разположение и всичко, от което се нуждаете, е в телефона ви

Огромно предимство на системите за самообслужване на служители като CHEQ е, че те буквално са винаги под ръка. Това се обяснява с факта, че достъпът до тях се осъществява от смартфон. Не само като потребител, но и като администратор на системата. Това означава, че като администратор на човешки ресурси или мениджър можете да одобрявате заявки или да изпращате известия дори по време.

2. Намален брой грешки

Мислете за канала за самообслужване на служителите като за доверен дигитален асистент, който намалява грешките при обработката на информация. Докато традиционните начини за събиране на данни, като ръчно попълване на формуляри и последващото им дигитализиране или дори импортиране на данни, получени по електронна поща, в база данни, осигуряват огромен източник на грешки. А намирането и коригирането на грешни данни отнема изключително много време.

За разлика от тях системите за самообслужване събират и управляват данните на едно място. Така че, ако случайно бъдат записани неправилни данни, те могат да бъдат коригирани бързо. Не е необходимо да се търсят имейли или архивирани документи и да се прескача напред-назад между различни системи.

3. По-удовлетворени и по-щастливи работници

Според проучване 80% от служителите биха искали да използват по-опростени административни процеси за изпълнение на рутинни задачи. А най-добрият начин да направите това е да внедрите канал за самообслужване. По този начин служителите чувстват контрол и не им се налага да чакат колега от отдел „Човешки ресурси“ да се заеме с техните дела. Това ги кара да се чувстват по-удовлетворени и по-щастливи. А щастливите служители постигат до 20% по-добри резултати на работното място. Всъщност за търговците това може да увеличи продажбите с цели 37%. От тази гледна точка е лесно да се разбере защо 84% от HR мениджърите, анкетирани в проучването Paychex Pulse of HR Survey, казват, че осигуряването на канал за самообслужване на служителите е от съществено значение за успеха на компанията.

4. Прозрачност

Вече споменахме факта, че каналът за самообслужване ви позволява да събирате и обработвате данни на едно място. Това означава също, че разполагаме с много по-прозрачна и организирана база данни. Не е необходимо да търсите някои от данните във файловете, други в електронните писма или другаде. А прозрачността води до ефективност и опростява одита.

Също така помага наличието на добре структурирана система с ясно определени роли и отговорности.

5. Икономичност

Разходите за внедряване на канал за самообслужване на служителите се възвръщат бързо. Освен това, след като компанията изцяло се премести към тази административна система, офисните разходи, като например закупуването на хартия и мастило за принтера или разходите за поддръжка на паралелни системи, значително намаляват. Вече няма и допълнителни разходи поради пропуснати актуализации на данните, като например банкови комисиони за неправилно насочени плащания или други потенциални разходи.  Освен това се намаляват непреките разходи, като например почасовите възнаграждения на колегите от отдел „Човешки ресурси“ и мениджърите за повтарящи се задачи, които могат да бъдат автоматизирани. В крайна сметка те могат да вършат много по-ценна работа от това да отговарят на повтарящи се въпроси.

Защо да изберете дигиталната помощ на CHEQ

Можете да избирате от различни канали за самообслужване на служителите, за да облекчите HR и да направите служителите си по-щастливи. Освен това повечето системи имат сходни функции. Така че защо си заслужава да изберете CHEQ?

Защото ние не ви предоставяме просто канал за самообслужване на комуникацията с ЧР. Още от първия момент работим, за да ви подкрепим в успешното разработване и внедряване на вашия канал. Ще ви държим за ръка на всяка крачка и няма да ви пуснем, след като официално стартирате. Помагаме ви да се справите ефективно с предизвикателствата, свързани с внедряването на канал за самообслужване. В края на краищата, колкото и да е добра системата, тя е нова както за служителите, така и за мениджърите. А това винаги плаши повечето от нас. Поради тази причина HR или ръководството, които очевидно биха настоявали за системата, често срещат съпротива в началото.

Поддръжка на CHEQ за внедряване на канал за самообслужване

1. Разработване на функции и дизайн в съответствие с нуждите на вашата компания

Първата и най-важна стъпка е да представите ползите и характеристиките на системата за самообслужване на ръководството на компанията. Това ще помогне да се съберат всички заинтересовани страни и да се започне диалог за това как те искат да се проектира каналът за самообслужване, за да отговаря на техните нужди. Какъв дизайн биха искали да видят в съответствие с корпоративната си марка. И ние ще започнем работа в съответствие с това, което сме определили на срещата.

2. Комуникация и техническо обучение

Докато нашите разработчици и графичен дизайнер работят по създаването на собствения канал за самообслужване на компанията, друг екип в CHEQ е в тесен контакт със служителите и мениджърите, които ще управляват и използват системата от корпоративната страна. Ние помагаме за организирането на първоначалната комуникация и техническото обучение, за да направим внедряването на новия комуникационен канал по-гладко.

3. Измерване на удовлетвореността, проследяване и актуализиране на софтуера

Ние редовно измерваме удовлетвореността на клиентите след внедряването и винаги сме готови да осигурим поддръжка. Независимо дали става въпрос за комуникационна или техническа поддръжка. При поискване можем да осигурим допълнително обучение на системата по всяко време и дори да участваме в разработването на комуникационна кампания. И, разбира се, не забравяме за текущото разработване и поддръжка на софтуера.

За да научите повече за канала за самообслужване CHEQ и поддръжката, която можем да осигурим, поискайте нашата БЕЗПЛАТНА демонстрация!