Вътрешната комуникация не е корпоративна социална мрежа

Още в проучване на McKinsey от 2012 г. се вижда, че 72% от компаниите използват някаква социална технология, като интранет, например. И след Covid този брой със сигурност продължава да расте. В крайна сметка технологиите се развиха, работната сила стана по-млада и, разбира се, поради пандемията служителите трябваше да поддържат връзка от хоум офисите за дълго време. Затова не е случайно, че днес има все повече възможности за избор, за да се направи сътрудничеството и комуникацията на служителите по-ефективна. Въпреки това, има разлика дали искаме да изградим корпоративна социална мрежа за тази цел или конкретно да се застъпим за софтуер за ефективна корпоративна вътрешнофирмена комуникация. Защото въпреки че двете решения често се бъркат, двете не са еднакви.

Какво е корпоративна социална мрежа?

Корпоративните социални мрежи са предимно моделирани след социални мрежи, които вече са познати от личния живот, като Facebook, Twitter и др. Част от причината за това е, че служителите се адаптират по-бързо към това комуникационно решение. В крайна сметка те са запознати с интерфейса и механизма на работа. От друга страна, много мениджъри вярват, че ако подкрепят развитието на личните отношения между служителите в компанията, това също прави работата по-продуктивна. Има известна истина в това, но нека си признаем, мнозинството от хората не желаят да установяват и поддържат лични отношения в социалните мрежи на работното си място. Не само защото социалната мрежа на компанията може да бъде проверена от ръководството (явно или не) по всяко време и дори може да злоупотреби с разкритата по този начин информация. Страхът от това дебне работниците дори когато това е неоснователно безпокойство поради фирмената култура. Ето защо наистина личните отношения все още се осъществяват извън компанията.

Опасностите на корпоративната социална мрежа

Разбира се, корпоративните социални мрежи също се въвеждат с цел подпомагане на потока на информация между служителите. Подкрепяте споделянето на знания, изграждате общност и оформяте фирмена култура. Всеки служител на компанията има възможност да започне комуникация с всеки друг служител. Всеки може да създава чат стаи и да споделя файлове с колеги.

Някои хора виждат само предимства в това, въпреки че крие и опасности.

1. Загуба на контрол върху комуникацията

В социалните мрежи имат влияние саботьори и негативни мнения. Чрез социалната мрежа на компанията мненията на тези служители достигат до повече служители. Проблемът е, че те изливат всичките си разочарования тук, било то лични или служебни. В допълнение , изследванията също така разкриха, че обидите са склонни към садизъм и макиавелизъм. Така докато без социална мрежа те „тровят“ с изразите си само преките колеги, докато в неконтролираната корпоративна комуникационна мрежа – цялата работна общност. А това натоварва служителите психологически и емоционално. Дори една жестока обида може да развали работната атмосфера.

Освен това, някои служители дори могат да споделят невярна информация в социалната мрежа на компанията преди прекратяването им и така унищожават трудовия морал.

2. Хаос сред документите

Ако всеки може да качва файлове в корпоративната социална мрежа и да споделя документи, след известно време става трудно да се следи коя е най-новата версия на всяка документация. Да не говорим, че търсенето във файловете ще бъде трудно. Особено ако компанията използва и други канали за управление на проекти. След известно време служителите няма да знаят къде да търсят необходимата информация за работата си: в приложението за управление на проекти или в социалната мрежа на компанията? Така, въпреки че искаме да направим работата по-ефективна, тя става още по-сложна.

3. Разсейване на вниманието

Ако всеки може свободно да споделя информация в корпоративната социална мрежа, това може да доведе до загуба на внимание и забавяне на работата. Помислете, ако получавате съобщение на всеки 20 минути в корпоративната социална мрежа, колко пъти ще бъде прекъсвана дейността ви?

Насочена вътрешнофирмена комуникация

Всеки служител може да започне разговор в рамките на контролирана вътрешна комуникация на компанията. В този случай обаче се осъществява много по-фокусирана вътрешнофирмена комуникация в рамките на организацията. Това помага информацията да бъде прозрачна. Освен това, тъй като се контролира кой може да изпраща съобщения до всички, опасностите, споменати по-горе, могат да бъдат избегнати. Да не говорим, че благодарение на това ограничение за разкриване на информация, всички служители могат да знаят, че ако тяхното съобщение е получено, то е важно и трябва да се погледне.

Как да комбинирате ефективно двете комуникационни решения

Ако искате да провеждате по-фокусирана вътрешнофирмена комуникация, но в същото време да осигурите рамка за по-неформален разговор между служителите, това също е възможно. Приложението за вътрешна комуникация CHEQ е достъпно в Microsoft Teams и Viber не само като самостоятелно приложение. И това позволява на служителите дори да водят лични разговори в спокойната рамка на компанията.

Как е възможно?

Извършва се в приложението CHEQ за официална, контролирана вътрешнофирмена комуникация. Тук излизат фирмени съобщения и новини относно служителите. Това е мястото, където се провеждат качествено образование, безопасност на труда и всички други дейности за споделяне на знания, включително попълването на тестове. А благодарение на криптираната затворена система също така е възможно безопасно да се споделят документи, съдържащи чувствителни данни, само със засегнатите, като фишове за заплати, медицински документи или данни от лична карта. Освен това, разбира се, служителите също могат да подадат молба за отпуск, да поискат трудова книжка, ново работно облекло, да съобщят за заболяване или грешка.

В допълнение, ако компанията използва приложението CHEQ във Viber, лесно се създават тематични групи за служителите. Тук те могат да поддържат по-лични отношения. Служителите, които се интересуват от печене и готвене, могат да обменят рецепти. Те могат да споделят помежду си съвети за отглеждане на деца или дори да организират спортни събития с колеги. Всичко това обаче не е за сметка на ефективната вътрешнофирмена комуникация, тъй като тя е някак отделена от нея. Разбира се, дори и в този случай не можем напълно да изключим възможността да не излезе нова идея или проект по време на обсъждането на предстоящо спортно събитие например. Въпреки това можем поне да сме сигурни, че само служители на компанията четат тези съобщения. Причината за това е, че администраторът на приложението CHEQ на компанията създава стаите за чат, който той също модерира. Така само активни служители могат да бъдат членове на фирмените чатове. В края на краищата, при напускане модераторът изтрива бившия служител от чат стаята.Ако искате да научите повече за решенията за поддържане на корпоративната вътрешна комуникация на CHEQ, заявете безплатна демонстрация.